Våre generelle betingelser gjelder for alle som kjøper tjenester av Norsk Sertifisering. Eventuelle tillegg eller endringer fra disse betingelser avtales skriftlig i en kontrakt mellom partene.

Formål og omfang av tjenesten skal fastsettes i en egen kontrakt sammen med priser og øvrige vilkår for sertifiseringstjenesten. Eventuelle endringer i omfang skal spesifiseres skriftlig mellom partene. Norsk Sertifisering forbeholder seg retten til å endre de generelle betingelsene.

Kundens forpliktelser

Kunden skal både i forkant, underveis og i ettertid legge til rette for og medvirke til at sertifiseringsorganet kan gjennomføre oppdraget på en god og effektiv måte.

Kunden skal:

• underrette sertifiseringsorganet i god tid om ethvert forhold av betydning for oppdraget;
• sørge for at Sertifiseringsorganet og dets revisjonsteam er forelagt all relevant dokumentasjon for sertifiseringsprosessen, samt er sikret tilgang til utstyr og egnede lokaler for revisjonen;
• sørge for at ledelse og representanter for ansatte er tilgjengelig under revisjonsmøtet;
• påse at sertifiseringsorganets revisjonsteam er forsvarlig sikret under arbeid i kundens lokaler / eiendommer i henhold til gjeldende regelverk, evt i forkant iverksette sikkerhetstiltak for å trygge arbeidsmiljøet for revisjonsbesøket;
• under revisjonsbesøket kunne demonstrere og fremvise gyldige dokumenter og spor etter at arbeidsprosesser etterleves i tråd med kravene;
• sikre at bruken av sertifikat er begrenset til sertifiseringsomfanget og at den ikke er misvisende eller utilsiktet kan bli knyttet til annen anvendelse.

Sertifiseringsorganets forpliktelser

Sertifiseringsorganet utføre arbeidet profesjonelt og med den nøyaktighet og grundighet som er påkrevd gitt oppdragets omfang og formål. Sertifiseringstjenesten skal leveres i samsvar med gjeldende standard for sertifiseringstjenester og gjeldende sertifiseringskrav.

Sertifiseringsorganet skal:

• sørge for at egnet verktøy og utstyr som er nødvendig for utførelse av tjenesten er på plass;
• utpeke et revisjonsteam sammensatt med rett kompetanse til å utføre tjenesten;
• innhente underleverandører med rett kompetanse som fagrevisor eller annen teknisk bistand når oppdraget krever det;
• planlegge og gjennomføre årlige risikobaserte revisjoner i tråd med revisjonsprogrammet;
• utarbeide revisjonsrapport og følge opp funn fra revisjonsoppdrag;
• utstede sertifikat og forestå nødvendig sertifikatforvaltning etter gjeldende krav.

Sertifikatforvalting og formidling

Det utstedte sertifikatet er et verdidokument som eies og forvaltes av sertifiseringsorganet etter gitte regler.

Sertifiseringsorganet har ansvar for å utstede, formidle, opprettholde, endre, suspendere eller tilbaketrekke sertifikater i tråd med gjeldende regler for sertifiseringstjenesten. Ved evt suspensjon eller tilbaketrekking skal sertifiseringsorganet varsle Kunden med begrunnelse om dette.

Kunden kan etter gitte forutsetninger søke om suspensjon av eget sertifikat for en gitt periode på inntil 6 mnd. I slike tilfeller vil sertifiseringsorganet gjennomføre resertifisering og fornyelse av sertifikatet med ny utløpsdato når suspensjonen oppheves.

Som sertifikatinnehaver forplikter Kunden seg til å følge kravene til bruk av sertifikatet og oppfølging i forhold til sertifikatet. Ved mislighold kan sertifiseringsorganet suspendere eller tilbaketrekke sertifikatet eksempelvis dersom fakturaer ikke betales, at sertifikat eller merke misbrukes, eller rapporter ikke sendes inn der det er krav om dette.

Vederlag og betalingsbetingelser

Vederlag for revisjonstjenesten avhenger av beregnet tidsbruk for det enkelte oppdrag. Beregning av revisjonstid er regulert i internasjonale akkrediteringsstandarder og omhandler bla omfang, antall steder/lokasjoner som skal besøkes, virksomhetens størrelse, bransjekoden virksomheten er registrert under, vurdering av  risiko og kompleksitet mv.

Tjenesten leveres i tråd med standard prisbetingelser:

• Alle priser for systemsertifisering oppgis eks mva, for personsertifisering oppgis priser med mva.
• Reise og opphold belastes i henhold til Statens satser pluss 10 prosent dersom ikke annet er skriftlig avtalt.
• Ved avtalt revisjonsprogram faktureres opp mot 50% av estimert vederlag, resterende faktureres månedlig etter påløpte timer og kostnader.
• Fakturering skjer deretter månedlig etter påløpte timer og kostnader
• Dersom oppdraget medfører unødig ventetid, ekstraarbeid eller avvik som følge av at sertifiseringsorganet har mottatt ukorrekt eller ufullstendig informasjon, skal faktureres i tråd med gjeldende priser på tidspunktet for oppdraget.
• Ved hasteoppdrag eller oppdrag ut over normal arbeidstid gis et avtalt pristillegg etter gitte satser.
• Sluttfakturering skjer ved avsluttet oppdrag.
• Betalingsforfall er satt til 10 kalenderdager. Kunden skal betale faktura innen forfallsdato.
• Betaling etter forfall beregnes med forsinkelsesrente i henhold til forsinkelsesrenteloven og purregebyr med inkassogebyr i henhold til inkassoforskriften.

Dersom Kunden viser ikke er i stand til eller ønsker å overholde betalingsforpliktelsene skal sertifiseringsorganet avbryte oppdraget og tilbakekalle alle sertifikater.

Norsk Sertifisering forbeholder seg retten til å endre de generelle betingelsene som følge av vedtak og reguleringer fra myndighetene som kan påvirke innholdet i tjenestene, avstedkomme endringer i fakturering, eller på annen måte påvirke prisene.

Prisene er gjenstand for regulering hvert år i tråd med konsumprisindeksen. Reguleringer vil gjelde fra det tidspunktet de er vedtatt og også gjelde for pågående oppdrag.

Ansvarsbegrensning

Sertifiseringsorganet og dets ressurser er ikke under noen omstendighet ansvarlig for skader som måtte oppstå grunnet produksjonsstans eller andre former for inntektstap eller reduksjon i fortjeneste, eller andre indirekte tap, skader eller andre følgeskader.

Ved bruk av underleverandører for å levere våre tjenester er vi alene ansvarlig for tjenestene. Ethvert krav i tilknytning til våre tjenester skal kun fremsettes mot oss og ikke mot våre underleverandører eller andre som er tilknyttet oss.

Norsk Sertifisering er kun ansvarlig for direkte skade på kundens eiendom eller personskade dersom skaden skyldes uaktsomhet eller feil fra vår side i forbindelse med oppdraget forutsatt at slike feil eller mangler ikke er forårsaket av feil eller uaktsomhet fra kundens side.

Vårt ansvar er under enhver omstendighet begrenset til det avtalte vederlaget for det oppdraget hvor skadet er oppstått. I de tilfeller hvor vi aksepterer ansvar overfor mer enn en part, vil vår ansvarsbegrensning bli delt mellom de involverte partene.

Disse restriksjonene gjelder imidlertid ikke ved forsett eller grov uaktsomhet fra Norsk Sertifisering sin side. Feil som utelukkende skyldes vår uaktsomhet, skal rettes opp av Norsk Sertifisering uten vederlag.

Force majeure

Ingen av partene kan vise til mislighold overfor den annen part ved mangler eller forsinkelser som skyldes Force Majeure. Heller ikke kan noen av partene holdes økonomisk ansvarlig for følgene av slike mangler og forsinkelser.

I forbindelse med force majeure-situasjoner har partene gjensidig informasjonsplikt overfor hverandre om alle forhold som må antas å være av betydning for den annen part. Slik informasjon skal gis så raskt som mulig.

Forsikring

Begge parter skal ha tegnet forsikring som dekker de ansvarsområder beskrevet i disse betingelser og vilkår. Norsk Sertifisering er forsikret for skader som kan tilskrives uaktsomhet eller forsømmelse i forbindelse med sine råd eller utførelse av de oppgaver som faller inn under virksomhetens profesjonsansvarsforsikring. De gjeldende poliser kan vises på oppfordring.

Taushetsplikt og konfidensialitet

Begge parter har taushetsplikt om forhold knyttet til den annen parts virksomhet og forretningsførsel som ikke er rettmessig allment kjent, inkludert eventuelle resultater av oppdraget utenom sertifikatinformasjon som formidles.

Taushetsplikten gjelder partenes ansatte og andre som måtte handle på partenes vegne i forbindelse med gjennomføring av oppdraget underleverandører og tredjeparter som handler på partenes vegne i forbindelse med gjennomføring av avtalen. Partenes taushetsplikt gjelder også etter avtalens utløp. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos en av partene, skal pålegges taushetsplikt også etter fratredelsen om forhold som nevnt ovenfor.

Sertifiseringsorganet har som profesjonell utøver av kontrolltjenester et særskilt ansvar for å sikre at personopplysninger og konkurransemessige forhold behandles slik at opplysningenes integritet og konfidensialitet beskyttes. Det er kun sertifiseringsorganets autoriserte ressurser med tildelte roller og tilhørende opplæring og signerte erklæringer som kan ha tilgang på sensitive opplysninger om personer og virksomheter.

Alle opplysninger som mottas av eller om den annen part i forbindelse med utførelse av sertifiseringstjenesten skal behandles fortrolig. Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med avtalen og gjennomføringen av avtalen skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Unntak fra taushetsplikten følger av lov, blant annet av hvitvaskingsloven.

Mislighold

Begge partene kan heve avtalen dersom den annen part i vesentlig grad misligholder sine forpliktelser etter avtalen, og forholdet ikke er rettet innen 14 dager etter skriftlig varsel. Dersom avtalen opphører pga. mislighold fra kundens side, har Norsk Sertifisering rett til å få dekket påløpt honorar og påløpte kostnader iht. avtalen frem til opphørstidspunktet. I tillegg har Norsk Sertifisering krav på erstatning for eventuelle tap som følge av misligholdet. Dette gjelder bade indirekte og direktetap.