1. Behandlingsansvarlig

Daglig leder er på vegne av Norsk Sertifisering AS ansvarlig for selskapets behandling av personopplysninger.

2. Personopplysninger som lagres

Vi lagrer følgende opplysninger som grunnlag for saksbehandling, beslutningsprosesser og informasjonsutveksling:

• Sertifikatinnehavere – personellsertifisering: Navn, adresse, fødselsdato, fødselssted, telefonnummer, e-post-adresser, telefonnummer, passord (min side).
• Kursarrangør – personellsertifisering: Navn, telefonnummer og epostadresse arbeid.
• Sertifisering av virksomheter: Navn, adresse, telefonnr., epostadresser, passord (Min side).
• Ressurspersoner: Personer som er involvert i sertifiseringsaktiviteter, overvåking av sertifiseringsordningene eller som representerer ulike interesseparter: Navn, telefonnummer og e-postadresse arbeid og rolle.

3. Formålet med behandlingen

3.1. Saksbehandling, beslutningsprosesser og informasjonsutveksling

Norsk Sertifisering AS behandler personopplysningene for å kunne gjennomføre forpliktelser som gjelder for sertifiseringsordningene og forpliktelser etter avtale fastsatt i søknad, adferdskode (personellsertifisering) og/eller kontrakt. Dette omfatter behandling av og beslutninger og informasjon om sertifisering og fornyelser, utvidelser og reduksjon av sertifiseringsomfang, suspensjon eller tilbaketrekking av sertifikat, klage på sertifikatinnehavers adferd eller virke, anke på beslutninger og fakturering.

Norsk Sertifisering AS behandler eller lagrer ikke sensitive personopplysninger. Personopplysninger som blir benyttet som grunnlag for beslutning om tilrettelagt eksamen ved personellsertifisering, herunder dokumentasjon på funksjonshemming fra lege, foresatt eller arbeidsgiver, blir ikke lagret. Søker skal forelegge behov for tilrettelagt eksamen til Norsk Sertifisering minst 1 uke før eksamen. Dokumentasjon som nevnt ovenfor forevises ved oppmøte til eksamen. Dersom dette ikke kan forevises ved oppmøte, må kandidaten gjennomføre eksamen på vanlig måte eller møte opp med nødvendig dokumentasjon til en senere tilrettelagt eksamen.

3.2. Publisering

Publisering av personopplysninger – sertifikatinnehavere: Informasjonen er nødvendig for å oppfylle rettslige og avtalefestede forpliktelser og forebygge sertifikatforfalskninger.

Publisering av personopplysninger – ressurspersoner: Informasjonen anses å være av betydning for søkere, sertifikatinnehavere og andre som har interesser i sertifiseringsordningene. Formålet er å dokumentere en struktur som skal sikre upartiskhet og forebygge interessekonflikter, sikre faglig styring av ordningene og at ulike interesseparter er representert. Personopplysningene framgår av fagstyre og programkomite for personellsertifisering, bransjeråd og fagrevisorer for sertifisering av virksomheter og gjennom en upartiskhetskomite.

Publisering av personopplysninger – kursarrangører: Informasjonen blir benyttet til å oppfylle våre akkrediteringsvilkår om å gjøre informasjon om alle forutsetninger for sertifiseringsordningene offentlig tilgjengelig, herunder informasjon om opplæring.

4. Grunnlaget for behandlingen

4.1. Personellsertifisering

Saksbehandling, beslutningsprosesser og informasjonsutveksling: Informasjon om navn, adresse, fødselsdato, fødselssted (gjelder søker), telefonnummer og epostadresser arbeid og passord (Min side) blir benyttet for kunne oppfylle avtale med søker / kandidat fastsatt i søknad og avtale med ressurspersoner (personell som er involvert i sertifiseringsaktiviteter) fastsatt i kontrakt. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6 (b).

Ansiktsbilde av kandidat blir benyttet i sertifikat. Det blir gjort videopptak av muntlig eksamen. Opptaket blir benyttet ved bedømmelse av prestasjon under eksamen og til behandling av anke på beslutning.  Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6 (a) og (b).

Informasjon om utløp av sertifikat: Sertifikatet er gyldig i 3 år. Du må selv søke om fornyelse, som kan skje i perioden 6 måneder før til 6 måneder etter utløpsdatoen. Der du gjennom søknad har samtykket eller der du på Min side har anmodet om det, vil det bli sendt ut informasjon om utløp av sertifikat i perioden 6 måneder før og inntil 6 måneder etter utløp. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6 (a).

Tilrettelagt eksamen: Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen Art 6 (b).

Publisering av sertifisert personell: Der du, gjennom søknad, har samtykket til det, blir navn, sertifikatnummer og gyldighetsdato publisert på Norsk Sertifisering AS sin nettside for det aktuelle sertifiseringsområdet. Dette gjelder også IPC-sertifikat og EOQ-kompetansebevis. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6 (a) og (b).

Publisering av sertifiserte tjenestetilbydere: Norsk Sertifisering har opprettet et kontaktregister for sertifiserte tjenestetilbydere. Ønsker du å stå oppført i dette registeret må vi ha skriftlig beskjed til info@norsksertifisering.no. Opplys i så fall om sertifikatnummer, epostadresse, telefonnummer og eventuelt firma / bransje. Informasjonen blir publisert sammen med ditt navn, sertifikatnummer og gyldighetsdato. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6 (b).

Publisering av fagstyre og komiteer: Der du har samtykket til det, blir informasjonen benyttet til informasjon som anses å være av betydning for søkere, sertifikatinnehavere og andre som har interesser i sertifiseringsordningene. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6 (a).

Publisering av personopplysninger – kursarrangører: Informasjonen blir benyttet til å oppfylle våre akkrediteringsvilkår, se formål. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen Art 6 (b).

4.2. Sertifisering av virksomheter

Saksbehandling, beslutningsprosesser og informasjonsutveksling: Navn, adresse, telefonnummer og epostadresser arbeid og passord (Min side) blir benyttet for kunne oppfylle avtaler med virksomhet og med ressurspersoner fastsatt i respektive kontrakter. Norsk Sertifisering AS sender ut varslinger om revisjoner og besøk i samsvar med kontrakter og revisjonsprogram. Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen Art 6 (b).

Publisering av informasjon om faglig ledelse:

• Sakkyndig virksomhet og sikkerhetsopplæring i henhold til forskrift 1360 om administrative ordninger: Faglig leders kontaktinformasjon, herunder telefonnummer og epostadresse arbeid blir publisert på fellesregister over sertifiserte virksomheter www.sert555.no.  Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen Art 6 (b) og (c).
• Privatrettslige avtaler om sertifisering av virksomheter innenfor G5, offshorekran G6, flytekran og D7, løfteredskap til brønn og brønnboring: Angivelse av navn på faglig leder. Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen Art 6 (b).

Publisering av fagråd og fagrevisorer: Der du har samtykket til det, blir informasjonen benyttet til informasjon som anses å være av betydning for søkere, sertifikatinnehavere og andre som har interesser i sertifiseringsordningene. Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen Art 6 (a).

5. Innhenting av personopplysninger

Norsk Sertifisering AS lagrer de personopplysningene som du har avgitt ved

• forespørsel om pris og sertifiseringsvilkår
• forespørsel eller anmodning om spesielle tiltak knyttet til sertifiseringsprosessen
• søknad og kontrakt i forbindelse med revisjons- og sertifiseringstjenester
• samtykke for behandling av personopplysninger for ett eller flere formål

6. Utlevering av opplysninger til tredjepart

Norsk Sertifisering AS frigir ikke informasjon om søkere, kandidater eller sertifiserte personer / virksomheter til tredjepart uten samtykke eller med mindre det er et rettslig eller avtalerettslig grunnlag for det.

6.1. Forpliktelser i sertifiseringsordningene

Norsk Sertifisering AS er gjennom akkrediteringsvilkårene, forpliktet til å forevise all relevant informasjon som akkrediteringsorganet krever innsyn i under tilsynsbesøk, inklusive personopplysninger. Dersom det imidlertid foreligger krav om utlevering av personopplysninger, vil personen(e) som det angår, bli informert.

Norsk Sertifisering AS er gjennom forskrift 1360 om administrative ordninger, forpliktet til å utlevere relevant informasjon til myndighet som fører tilsyn med forskriften, det vil si Direktoratet for arbeidstilsynet. Kontaktperson hos sertifisert virksomhet blir informert i tilfeller der det foreligger behov for eller krav om utlevering av personopplysninger.

Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen Art 6 (b) og (c).

6.2. Forpliktelser i avtaler

For å kunne oppfylle våre forpliktelser etter avtalen, utleveres nødvendige opplysninger til fagrevisorer i forbindelse med tredjepartsrevisjon. Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen Art 6 (b).

7. Rettigheter for den registrerte

Du har rett til å vite hvordan dine personopplysninger blir behandlet, hva som er formålet med behandlingen, hvilke opplysninger vi har lagret, hvor vi har hentet informasjonen fra, om og evt. til hvem opplysningene blir eller kan bli utlevert til, hvor lenge vi lagrer opplysningene eller hva vi legger til grunn for fastsettelse av lagringstid og i hvilken grad du har rett til retting og sletting av personopplysningene.

8. Retting og sletting av personopplysninger

8.1. Retting – rettigheter og plikter

Du kan be oss rette eller supplere personopplysninger som er feilaktige og misvisende. Du må kunne sannsynliggjøre hva som er uriktig / misvisende og hva som er korrekt.

Du må melde om endringer i personopplysninger og annen informasjon som har betydning for søknad, søknadsbehandling og sertifiseringsbeslutninger.

Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen Art 6 (a), (b), (c).

8.2. Sletting

I bestemte situasjoner, kan du be oss om å slette opplysninger om deg selv. Dette gjelder når personopplysningene ikke lenger er nødvendige for å oppnå formålet og/eller når du har trukket tilbake et samtykke som ligger til grunn for behandlingen. Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen Art 17 (a) og (b).

8.3. Arkivering

Personellsertifisering: Personopplysninger som følger av søknad, søknadsbehandling og registreringer fra sertifiseringsprosessen, blir oppbevart i en full sertifiseringsperiode. Makulering foregår tidligst etter 3,5 år.

Sertifisering av virksomheter: Personopplysninger som følger av søknad, søknadsbehandling og registreringer fra sertifiseringsprosessen, blir minimum oppbevart i 3 år ut over kontraktsperioden.

9. Informasjonssikkerhet

Norsk Sertifisering AS har etablert regler og rutiner for beskyttelse av personopplysninger.

10. Kontaktinformasjon

Henvendelser om behandling av personopplysninger kan sendes på e-post til info@norsksertifisering.no eller ved å kontakte behandlingsansvarlig.