Standarden som er grunnlag for sertifiseringsordningen:

ISO 21001:2018 Utdanningsorganisasjoner — Styringssystemer for utdanningsorganisasjoner — Krav med veiledning for bruk

Standardiseringskomite

Standarden er utviklet og forvaltes av den internasjonale komiteen ISO/TC 232 Utdannings- og læringstjenester

Andre relevante standarder

Det er utviklet en rekke standarder og veiledninger som bidrar til bedre bruk av ISO 21001 standarden. Disse er frivillige å bruke. Her er noen eksempler:

ISO 29991:2020 Språkopplæringstjenester – Krav

ISO 29993:2017 Læringstjenester utenfor formell utdanning – Tjenestekrav

ISO 29995:2021 Utdannings- og læringstjenester – Krav til fjernundervisning

ISO/TS 21030:2023 Utdanningsorganisasjoner – Krav til organer som tilbyr revisjon og sertifisering av utdanningsorganisasjoners styringssystemer (er veiledende for sertifiseringsorganet)

ISO 21001 inneholder krav til utdanningsinstitusjonen for å forbedre seg relatert til kompetanse og undervisning men også for å øke tilfredsheten til alle interessenter til institusjonen som lærere, elever, myndigheter, lokalsamfunn mfl.

Alle kravene i ISO 21001 er generiske og ment å gjelde for utdanningsorganisasjoner som leverer, deler og legger til rette for konstruksjon av kunnskap gjennom undervisning, opplæring eller forskning, uavhengig av type, størrelse og produktet og tjenesten som tilbys. Standarden gjelder derfor for styringssystemet til enhver organisasjon. bruke en læreplan for å gi, dele og overføre kunnskap.

Standarden er viktig fordi 

Det er et kritisk og kontinuerlig behov for utdanningsorganisasjoner å evaluere i hvilken grad de oppfyller kravene til elever og andre kunder, for å forbedre deres evne til å fortsette å gjøre det.

ISO 21001 fokuserer på det spesifikke samspillet mellom en utdanningsorganisasjon, elev og andre kunder. Dagens utdanningsprosesser blir stadig mer fokusert på samskaping der det tradisjonelle kunde–leverandør–forholdet foredles til et partnerskap for  samarbeid. Denne standarden vil gi veiledning om hvordan organisasjonen kan levere kvalitet i et slikt partnerskap.

Utdanning skiller seg fra mange andre sektorer ved at en vellykket utdanningsprosess maksimerer sjansen for at en elev vil lykkes, selv om den ikke kan garantere det resultatet. Innsatsen og evnen til både eleven og utdanningsorganisasjonen er avgjørende variabler for at utdanningsprosessen skal lykkes. Læring innebærer internalisering av kunnskap, metoder og ferdigheter. Det er et kritisk og kontinuerlig behov for utdanningsorganisasjoner å evaluere i hvilken grad de oppfyller kravene til elever og andre kunder, for å forbedre deres evne til å fortsette å gjøre det. ISO 21001 fokuserer på det spesifikke samspillet mellom en utdanningsorganisasjon, elev og andre kunder. Dagens utdanningsprosesser blir stadig mer fokusert på samskaping der det tradisjonelle kunde-leverandør-forholdet foredles til samstyring. Denne standarden vil gi veiledning om hvordan du leverer kvalitet i dette utfordrende nye miljøet.

Hvem har fordeler av standarden?

Selv om elever og utdanningsorganisasjoner over hele verden er de viktigste fordelene av denne nye styringssystemstandarden, vil alle interessenter (dvs. alle) dra nytte av fra produksjonen av standardiserte styringssystemer i utdanningsorganisasjoner.

Utdanningsorganisasjoner som vil dra nytte av standarden inkluderer førskole, grunnskoler, grunnskoler, ungdomsskoler og videregående skoler, høyskoler, universiteter, voksne spesialskoler, yrkesopplæring, veiledning eller coachingsentre, opplæringsorganisasjoner, utdannings–/opplæringsavdelinger, konsulenter, og ikke–formelle leverandører av utdanningstjenester. Dette gjelder uavhengig av finansieringen som kan være offentlig (subsidiert), privat (kommersiell), selvforsynt (internt genererte inntekter) eller ikke for fortjeneste (sponset).

Til slutt vil alle interesserte parter som er involvert i å fastsette krav dra nytte av denne internasjonale standarden (lærere, foreldre, myndigheter, frivillige organisasjoner, fagforeninger, etc.).

Hva kan standarden bidra til?

De potensielle fordelene for en organisasjon ved å implementere et ledelsessystem for utdanning basert på denne internasjonale standarden er:

• Bedre tilpasning av mål og aktiviteter til politikk
• Økt samfunnsansvar ved å tilby inkluderende og rettferdig kvalitet
• Utdanning for alle
• Mer personlig læring og effektiv respons til alle elever, spesielt de med spesialundervisningsbehov og fjernelever
• Konsistente prosesser og evalueringsverktøy for å demonstrere og øke effektivitet
• Økt troverdighet til utdanningsorganisasjonen
• Evne til å demonstrere forpliktelse til effektiv kvalitetsstyringspraksis
• Utvikling av en kultur for organisatorisk forbedring
• Harmonisering av regionale, nasjonale, åpne og proprietære standarder innenfor en internasjonal ramme
• Utvidet deltakelse av interesserte parter
  Stimulering av fortreffelighet og innovasjon

ISO 21001 inneholder en rekke prinsipper som grunnlag for å ta i bruk ledelsessystemet for utdanning:

• Fokuser på elever og andre mottakere
• Visjonært lederskap
• Engasjement av mennesker
• Prosess tilnærming
• Kontinuerlig forbedring
• Evidensbaserte beslutninger
• Relasjonsledelse
• Samfunnsansvar
• Tilgjengelighet og rettferdighet
• Etisk opptreden
• Datasikkerhet og beskyttelse

Når organisasjonen velger å sertifisere seg i tråd med kravene i en ledelsessystemstandard utarbeider sertifiseringsorganet pristilbud med forslag til prosess og betingelser. Pristilbudet beregnes etter krav i internasjonale akkrediteringsstandarder og hensyntar bla organisasjonens størrelse, lokaliteter, bransjetilhørighet (NACE kode), kompleksitet og risiko. Pristilbudet vil omfatte et estimert antall timer som sertifiseringsorganet antas å bruke til revisjonene. Om tilbudet er akseptabelt for organisasjonen signeres en felles kontrakt.

Revisjonsprogram

Før sertifiseringsorganet igangsetter revisjonsprosesser utarbeides det et forslag til et helhetlig revisjonsprogram med oversikt over alle revisjonsaktiviteter for den første syklusen. Formålet med revisjonsprogrammet er å gi en oversikt over alle revisjonsaktiviteter og metodene som skal brukes, frekvensen av revisjoner, ansvar og krav som skal oppfylles. Revisjonsprogrammet gjennomgås regelmessig gjennom syklusen for å identifisere behov for endringer og muligheter for forbedringer.

Før hver sertifiseringsrevisjon i syklusen utarbeider sertifiseringsorganet en detaljert revisjonsplan som beskriver detaljene for den angitte sertifiseringsrevisjon, hva som skal revideres, risikoforhold, når det skal revideres, og hvem som skal delta fra organisasjonen og hvem som er revisjonsleder.

Organisasjonens forberedelser

Før sertifiseringsprosessen starter må organisasjonen må ha tatt i bruk og implementert standarden i organisasjonen. Det er en fordel om det også er gjennomført en internkontroll eller internrevisjon gjerne med en intern revisor eller ekstern veileder som avklarer om systemet er modent for tredjeparts revisjon. Med tredjeparts revisjon menes systemrevisjoner som utføres av et sertifiseringsorgan som er akkrediterte for å utføre tredjeparts systemsertifisering og som kan utstede sertifikater etter kravene i standarden.

Oppfølgingsrevisjoner gjennomføres en gang i året. Årlig oppfølging er en nødvendig del for at organisasjonen skal opprettholde sertifiseringen. I løpet av årene i syklusen skal alle delene av ledelsessystemet gjennomgås og de ulike temaene fordeles over årene. Alle oppfølgingsrevisjoner etableres med datoer i rapporten under forrige aktivitet.

Årlig revisjon vil omhandle hvordan organisasjonen jobber med kontinuerlig forbedring, tilbakemeldinger fra kunder, internrevisjoner, endringer i ledelsessystemet, endringer i organisasjon og arbeidsprosesser, risikoforhold mv. Dokumentasjonen i ledelsessystemet med prosedyrer skal alltid være i samsvar med gjeldende praksis i organisasjonen og etterlevelse skal dokumenteres til enhver tid. Årlig oppfølgingsrevisjon inkluderer både dokumentgjennomgang og stedlig revisjon hos organisasjonen.

Dersom det ble avdekket avvik ved forrige revisjon vil disse blir gjennomgått for å sikre at de er korrigerte. Om organisasjonen har flere lokasjoner, vil det normalt bli gjennomført revisjon på hovedkontoret, samt på noen utvalgte lokasjoner som har ulike arbeidsprosesser og risikoforhold. Nye avvik kan identifiseres og må rettes opp innen en frist som blir satt av sertifiseringsorganet.

Dersom revisor finner at ledelsessystemet er implementert og oppfyller kravene, sendes revisjonsdokumentene til vedtaksansvarlig i Norsk Sertifisering som gjennomgår revisjonen og fatter vedtak om utstedelse av sertifikat.

Sertifikatet er et bevis på at organisasjonen driver i tråd med kravene i standarden. Når alle krav er oppfylt og eventuelle avvik er rettet opp, vil sertifiseringsorganet utstede et sertifikat som bekrefter at organisasjonen oppfyller standardens krav.

Sertifikatet har en gyldighetstid på 3 år.

Sertifikatet forutsetter årlig oppfølging og kontroll fra sertifiseringsorganet. Årlig oppfølging kan være tematisk gjennomgang av enkelte områder basert på risiko.

Alle sertifiserte organisasjoner får utstedt et eget sertifikat og kan samtidig ta i bruk et eget merke som er utviklet for den angitte sertifiseringsordning.

Bruk av logoer og merker forutsetter at sertifiseringsorganets retningslinjer for bruk av logo og merker følges, se våre nettsider.

Oppfølgingsrevisjoner gjennomføres en gang i året. Årlig oppfølging er en nødvendig del for at organisasjonen skal opprettholde sertifiseringen. I løpet av årene i syklusen skal alle delene av ledelsessystemet gjennomgås og de ulike temaene fordeles over årene. Alle oppfølgingsrevisjoner etableres med datoer i rapporten under forrige aktivitet.

Årlig revisjon vil omhandle hvordan organisasjonen jobber med kontinuerlig forbedring, tilbakemeldinger fra kunder, internrevisjoner, endringer i ledelsessystemet, endringer i organisasjon og arbeidsprosesser, risikoforhold mv. Dokumentasjonen i ledelsessystemet med prosedyrer skal alltid være i samsvar med gjeldende praksis i organisasjonen og etterlevelse skal dokumenteres til enhver tid. Årlig oppfølgingsrevisjon inkluderer både dokumentgjennomgang og stedlig revisjon hos organisasjonen.

Dersom det ble avdekket avvik ved forrige revisjon vil disse blir gjennomgått for å sikre at de er korrigerte. Om organisasjonen har flere lokasjoner, vil det normalt bli gjennomført revisjon på hovedkontoret, samt på noen utvalgte lokasjoner som har ulike arbeidsprosesser og risikoforhold. Nye avvik kan identifiseres og må rettes opp innen en frist som blir satt av sertifiseringsorganet.

Resertifisering er prosessen der organisasjonen etter 3 år fornyer sitt sertifikat. Formålet med resertifiseringen er å bevise at organisasjonen kontinuerlig opprettholder og forbedrer sitt ledelsessystem, at kravene i standarden oppfylles, og at ledelsessystemet har en forbedret og mer effektiv ytelse. En resertifisering skal verifisere at organisasjonens ledelsessystem som helhet har gjennomgått forbedringer i løpet av sertifiseringsperioden eksempelvis forbedret kundekvalitet eller nedgang i miljøpåvirkning.

Resertifisering er en omfattende prosess hvor sertifiseringsorganet gjennomfører en hovedrevisjon og organisasjonen bør prioritere tid både til forberedelse, gjennomføring og oppfølging i etterkant av revisjonen.

Organisasjonen bør gjennomgå sitt ledelsessystem i god tid før kommende revisjonsbesøk og sikre at alle prosesser og prosedyrer er oppdaterte og i samsvar med kravene i standarden slik de praktiseres og etterleves i organisasjonen. Det bør gjennomføres en internrevisjon og resultater av avvikssystemet bør gjennomgås for å identifisere og rette opp eventuelle avvik før den eksterne revisjonen. Videre bør den årlige ledelsens gjennomgåelse være gjennomført og organisasjonen bør identifisere muligheter for forbedringer og iverksette forbedringstiltak.

Resertifisering med ekstern revisjon må gjennomføres i god tid innen utløpsdato, slik at organisasjonen har tilstrekkelig tid for å lukke eventuelle avvik som måtte identifiseres av revisorene under resertifiseringen. Sertifiseringsorganet vil gjennomføre en ekstern revisjon (3. parts revisjon) med gjennomgang av alle områder i standarden. Dette inkluderer organisasjonens dokumentasjon, prosesser og praksis for å sikre samsvar med kravene i standarden. Etter ekstern revisjon mottar organisasjonen en revisjonsrapport med forklaring på alle funn og eventuelle avvik. Alle avvik som oppdages under den eksterne revisjonen må rettes opp av organisasjonen innen en gitt tidsramme. Når alle avvik er korrigert, vil sertifiseringsorganet utstede et nytt sertifikat til organisasjonen.