Standarden som er grunnlag for sertifiseringsordningen:

ISO 9001:2015 Ledelsessystemer for kvalitet – Krav

Standarden angir kravene til hva et kvalitetsledelsessystem skal inneholde. Standarden gir internasjonalt anerkjente metoder for hvordan virksomheter kan styre prosesser eller aktiviteter for å kunne levere varer og/eller tjenester som tilfredsstiller kundens krav til kvalitet.

Standardiseringskomite

Standarden er utviklet og forvaltes av den internasjonale komiteen ISO/TC 176, som også har utviklet en rekke andre veiledninger som bidrar til bedre bruk av ISO 9001 standarden.

Andre relevante standarder:

ISO 9004:2018 Kvalitetsledelse – Kvaliteten i en organisasjon – Veiledning til å oppnå vedvarende suksess

ISO 9002:2016 Ledelsessystemer for kvalitet – Retningslinjer for anvendelse av NS-EN ISO 9001:2015

Håndbok om ISO 9001 for små bedrifter.

Håndboken NS-EN ISO 9001:2015/G1:2017 gir praktiske råd og konkrete eksempler om alle aspekter ved utvikling av et kvalitetsledelsessystem, fra hvordan man går i gang med arbeidet til hva man må gjøre for å bli sertifisert. Dette inkluderer praktiske råd om forskjellige måter å nærme seg et kvalitetsledelsessystem og en detaljert veiledning til hvert av elementene i 2015-utgaven av ISO 9001.

ISO 9001 inneholder krav til en virksomhets ledelsessystem for kvalitet. En virksomhet vil oppnå mange fordeler med å ta i bruk og sertifisere seg etter denne standarden som for eksempel:

Økt kundetilfredshet, forstå kundenes behov og innfri forventninger

Kontinuerlig forbedring av egne prosesser, optimalisering og økt effektivitet

Etterlevelse av krav i regelverk og krav til produkter og tjenester

Lederskap med fokus på engasjement og involvering

Prosessbasert tilnærming til styring av aktiviteter

Konkurransefortinn i anskaffelsesprosesser, markedsadgang

Risikostyring

Styrket omdømme og økt tillit i markedet

Standarden egner seg både for store som små virksomheter. Små virksomheter vil kunne forbedre sin markedsposisjon ved å ta i bruk standarden tidlig.

Håndbok for små og mellomstore bedrifter (SMB)

Det finnes en egen håndbok som er utarbeidet for små og mellomstore virksomheter, den er utarbeidet av den samme komiteen som har utviklet og forvalter ISO 9001 standarden. Håndboken for SMB gir praktiske råd med konkrete eksempler på hvordan man utvikler et kvalitetsledelsessystem og anbefales de fleste virksomheter (store som små) som skal i gang med å implementere ISO 9001 første gang.

Når organisasjonen velger å sertifisere seg i tråd med kravene i en ledelsessystemstandard utarbeider sertifiseringsorganet pristilbud med forslag til prosess og betingelser. Pristilbudet beregnes etter krav i internasjonale akkrediteringsstandarder og hensyntar bla organisasjonens størrelse, lokaliteter, bransjetilhørighet (NACE kode), kompleksitet og risiko. Pristilbudet vil omfatte et estimert antall timer som sertifiseringsorganet antas å bruke til revisjonene. Om tilbudet er akseptabelt for organisasjonen signeres en felles kontrakt.

Revisjonsprogram

Før sertifiseringsorganet igangsetter revisjonsprosesser utarbeides det et forslag til et helhetlig revisjonsprogram med oversikt over alle revisjonsaktiviteter for den første syklusen. Formålet med revisjonsprogrammet er å gi en oversikt over alle revisjonsaktiviteter og metodene som skal brukes, frekvensen av revisjoner, ansvar og krav som skal oppfylles. Revisjonsprogrammet gjennomgås regelmessig gjennom syklusen for å identifisere behov for endringer og muligheter for forbedringer.

Før hver sertifiseringsrevisjon i syklusen utarbeider sertifiseringsorganet en detaljert revisjonsplan som beskriver detaljene for den angitte sertifiseringsrevisjon, hva som skal revideres, risikoforhold, når det skal revideres, og hvem som skal delta fra organisasjonen og fra sertifiseringsorganet.

Organisasjonens forberedelser

Før sertifiseringsprosessen starter må organisasjonen ha tatt i bruk og implementert standarden i organisasjonen. Det er en fordel om det også er gjennomført en internkontroll eller internrevisjon.

Oppfølgingsrevisjoner gjennomføres en gang i året. Årlig oppfølging er et krav for at organisasjonen skal opprettholde sertifiseringen. I løpet av årene i syklusen skal alle delene av ledelsessystemet gjennomgås og de ulike temaene fordeles over årene.

Dokumentasjonen i ledelsessystemet med prosedyrer skal alltid være i samsvar med gjeldende praksis i organisasjonen og etterlevelse skal dokumenteres til enhver tid. Årlig oppfølgingsrevisjon inkluderer både dokumentgjennomgang og  revisjon hos organisasjonen.

Dersom det ble avdekket funn ved forrige revisjon vil disse blir gjennomgått for å sikre at de er korrigerte. Om organisasjonen har flere lokasjoner, vil det normalt bli gjennomført revisjon på hovedkontoret, samt på utvalgte lokasjoner som har ulike arbeidsprosesser og risikoforhold.

Dersom revisor finner at ledelsessystemet er implementert og oppfyller kravene, sendes revisjonsdokumentene til vedtaksansvarlig i Norsk Sertifisering som gjennomgår revisjonen og fatter vedtak om utstedelse av sertifikat. Sertifikatet er et bevis på at organisasjonen driver i tråd med kravene i standarden.

Sertifikatet har en gyldighetstid på 3 år. Sertifikatet forutsetter årlig oppfølging og kontroll fra sertifiseringsorganet. Årlig oppfølging kan være tematisk gjennomgang av enkelte områder basert på risiko.

Alle sertifiserte organisasjoner får utstedt et eget sertifikat og kan samtidig ta i bruk et eget merke som er utviklet for den angitte sertifiseringsordning. Bruk av logoer og merker forutsetter at sertifiseringsorganets retningslinjer for bruk av logo og merker følges, se våre nettsider.

Oppfølgingsrevisjoner gjennomføres en gang i året. Årlig oppfølging er et krav for at organisasjonen skal opprettholde sertifiseringen. I løpet av årene i syklusen skal alle delene av ledelsessystemet gjennomgås og de ulike temaene fordeles over årene.

Dokumentasjonen i ledelsessystemet med prosedyrer skal alltid være i samsvar med gjeldende praksis i organisasjonen og etterlevelse skal dokumenteres til enhver tid. Årlig oppfølgingsrevisjon inkluderer både dokumentgjennomgang og  revisjon hos organisasjonen.

Dersom det ble avdekket funn ved forrige revisjon vil disse blir gjennomgått for å sikre at de er korrigerte. Om organisasjonen har flere lokasjoner, vil det normalt bli gjennomført revisjon på hovedkontoret, samt på utvalgte lokasjoner som har ulike arbeidsprosesser og risikoforhold.

Resertifisering er prosessen der organisasjonen etter 3 år fornyer sitt sertifikat. Formålet med resertifiseringen er å bevise at organisasjonen kontinuerlig opprettholder og forbedrer sitt ledelsessystem, at kravene i standarden oppfylles, og at ledelsessystemet har en forbedret og mer effektiv ytelse.

Resertifisering er en omfattende prosess hvor sertifiseringsorganet gjennomfører en hovedrevisjon og organisasjonen bør prioritere tid både til forberedelse, gjennomføring og oppfølging i etterkant av revisjonen.

Resertifisering med ekstern revisjon må gjennomføres i god tid innen utløpsdato for sertifikatet, slik at organisasjonen har tilstrekkelig tid for å lukke eventuelle avvik. Sertifiseringsorganet vil gjennomføre en ekstern revisjon (3. parts revisjon) med gjennomgang av alle områder i standarden. Dette inkluderer organisasjonens dokumentasjon, prosesser og praksis for å sikre samsvar med kravene i standarden. Etter ekstern revisjon mottar organisasjonen en revisjonsrapport med forklaring på alle funn og eventuelle avvik. Når alle avvik er korrigert, vil sertifiseringsorganet utstede et nytt sertifikat til organisasjonen.